آموزش پروفرما اینویس

پروفرما اینویس یا پیش‌ فاکتور، سندی مهم در تجارت بین‌المللی است، که قبل از نهایی شدن یک معامله صادر می‌شود. این سند حاوی اطلاعات دقیقی از کالا یا خدمات مورد معامله، قیمت‌ها، شرایط پرداخت و سایر جزئیات مهم است. پروفرما اینویس در واقع یک پیشنهاد رسمی فروش بوده و به خریدار کمک می‌کند تا قبل از نهایی کردن قرارداد، از جزئیات معامله آگاه شود. همچنین، برای اخذ مجوزهای لازم از سازمان‌های دولتی و محاسبه هزینه‌های حمل و نقل و بیمه نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در این مقاله، به صورت جامع به آموزش پیش فاکتور پروفرما پرداخته و به تمامی سوالات شما در این زمینه پاسخ خواهیم داد.

پروفرما اینویس چیست؟

پیش‌فاکتور، سندی است که در تجارت بین‌الملل به عنوان اولین گام رسمی در یک معامله مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سند توسط فروشنده برای خریدار صادر می‌شود و حاوی اطلاعات دقیقی از کالا یا خدماتی است که قرار است فروخته شود. اطلاعاتی مانند نام کالا، تعداد، قیمت واحد، کل مبلغ، شرایط پرداخت، تاریخ تحویل و سایر جزئیات مرتبط در پروفرما ذکر می‌شود. به عبارت ساده‌تر، پروفرما اینویس مانند یک پیش‌نویس قرارداد است، که به خریدار کمک می‌کند تا قبل از نهایی کردن خرید، از همه جزئیات آگاه شود. پروفرما اینویس به انگلیسی Proforma Invoice نامیده می‌شود و در تمامی معاملات بین‌المللی به این نام شناخته می‌شود.

کاربردهای پروفرما اینویس بسیار متنوع است. از جمله این کاربردها می‌توان به استفاده از آن برای اخذ ویزا، گشایش اعتبار اسنادی، ترخیص کالا از گمرک و همچنین یک سند مقدماتی برای انعقاد قرارداد اشاره کرد. همچنین، می‌تواند به عنوان یک مدرک برای اخذ مجوزهای لازم از جمله مجوزهای صادرات و واردات مورد استفاده قرار گیرد. به طور کلی، این پیش‌فاکتور نقش مهمی در تسهیل روند معاملات بین‌المللی ایفا می‌کند و به عنوان یک ابزار ارتباطی موثر بین خریدار و فروشنده عمل می‌کند.

تفاوت پروفرما اینویس با فاکتور رسمی

در دنیای تجارت بین‌الملل، اسناد مختلفی برای ثبت و تایید معاملات مورد استفاده قرار می‌گیرند. دو مورد از مهم‌ترین این اسناد، پروفرما اینویس (پیش فاکتور) و فاکتور رسمی هستند. هرچند هر دو سند به نوعی حاوی اطلاعاتی درباره کالا یا خدمات ارائه شده هستند، اما تفاوت‌های اساسی بین آن‌ها وجود دارد، که درک این تفاوت‌ها برای انجام معاملات بین‌المللی بسیار مهم است.

•                  زمان استفاده از پروفرما اینویس

مهم‌ترین تفاوت پروفرما اینویس و فاکتور در این است که، پروفرما اینویس پیش از نهایی شدن یک معامله و عقد قرارداد، توسط فروشنده صادر می‌شود، در حالی که فاکتور رسمی پس از انجام معامله و تحویل کالا یا خدمت صادر می‌شود. به عبارت بهتر، پروفرما یک سند قطعی و الزام‌آور نیست و ممکن است در مراحل بعدی مذاکرات تغییراتی در آن ایجاد شود. اما فاکتور، سندی رسمی و قطعی است، که پس از نهایی شدن توافقات بین طرفین معامله صادر می‌شود.

•                  کاربردهای فاکتور رسمی

فاکتور یا اینویس، حاوی جزئیات کامل و دقیق از جمله مشخصات کالا، قیمت فروش و سایر شرایط توافق شده بین خریدار و فروشنده معامله می‌باشد. این سند، به عنوان مدرکی برای اثبات انجام معامله و تعیین حقوق و تعهدات طرفین استفاده می‌شود. فاکتور رسمی دارای ارزش قانونی است و برای امور مالیاتی و حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد.

مزایای پروفرما اینویس برای کسب‌وکارها

پروفرما اینویس یا پیش‌ فاکتور، سندی است که پیش از نهایی شدن معامله صادر می‌شود و اطلاعات دقیق و جامعی را در اختیار خریدار قرار می‌دهد. این سند، نقشه‌ای راهنما برای هر دو طرف معامله محسوب می‌شود و مزایای بسیاری را به همراه دارد:

• برآورد دقیق هزینه‌ها: با ارائه یک برآورد دقیق از هزینه‌های مرتبط با معامله، پیش‌فاکتور به خریدار کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی مالی بهتری داشته باشد و از بروز هزینه‌های غیرمنتظره جلوگیری کند. 
• تعهد به زمان‌بندی: تاریخ تحویل مشخص شده در پیش‌فاکتور، تعهد فروشنده نسبت به زمان‌بندی تحویل کالا را نشان می‌دهد و به خریدار اطمینان می‌دهد که سفارش خود را در زمان مقرر دریافت خواهد کرد.
• شفافیت کامل معامله: تمام جزئیات مربوط به کالا، قیمت، شرایط پرداخت و سایر موارد مرتبط در پیش‌فاکتور ذکر می‌شود که این امر به شفافیت کامل معامله کمک کرده و از بروز هرگونه سوءتفاهم جلوگیری می‌کند.
• فراهم کردن فرصت مذاکره: پیش‌فاکتور، فرصتی را برای هر دو طرف معامله فراهم می‌کند تا قبل از نهایی شدن قرارداد، در مورد جزئیات مختلف مذاکره کنند و به توافق برسند.
• کاهش اختلافات: با مشخص کردن جزئیات معامله در پیش‌فاکتور، احتمال بروز اختلافات در زمان تحویل کالا به حداقل می‌رسد.
• تسریع فرآیند خرید: پیش‌فاکتور با ایجاد شفافیت و اطمینان در معامله، به تسریع فرآیند خرید کمک کرده و از اتلاف وقت و هزینه جلوگیری می‌کند.

به طور خلاصه، پیش‌فاکتور سندی است که به شما کمک می‌کند تا با اطمینان خاطر و بدون نگرانی از بروز مشکلات، اقدام به خرید کالا کنید.

نحوه صدور پروفرما اینویس

چگونه پروفرما اینویس صادر کنیم؟ این سوال ممکن است در نگاه اول پیچیده به نظر برسد، اما پاسخ آن بسیار ساده است. صدور پروفرما بر عهده فروشنده بوده و شما به عنوان خریدار تنها به دریافت آن نیاز دارید. برای دریافت پروفرما، می‌توانید با فروشنده تماس گرفته و درخواست صدور این سند را با ذکر جزئیات مورد نیاز خود مطرح کنید.

 پروفرما اینویس یا پیش‌ فاکتور، سندی است که کلیه اطلاعات مورد نیاز برای یک معامله بین‌المللی را در خود جای می‌دهد. این اطلاعات شامل مشخصات کالا، مبدا و مقصد، قیمت، شرایط پرداخت، روش حمل و نقل و زمان تحویل است. اهمیت پروفرما در این است که به شما امکان می‌دهد تا قبل از نهایی کردن معامله، از همه جوانب آن آگاه شده و تصمیم‌گیری بهتری داشته باشید.

پروفرما اینویس در تجارت بین‌المللی

برای آغاز یک معامله بین‌المللی و واردات کالا، در تصمیم‌گیری برای خرید کالاهای خارجی، پروفرما اینویس بین‌المللی به عنوان یک ابزار مهم برای ارزیابی و مقایسه پیشنهادهای مختلف فروشندگان مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سند مهم، به عنوان اولین گام در فرایند واردات، به خریدار این امکان را می‌دهد تا قبل از نهایی کردن قرارداد خرید، از تمامی جزئیات مربوط به کالا، از جمله قیمت، مشخصات فنی، شرایط پرداخت، هزینه‌های حمل‌و‌نقل و زمان تحویل، به طور کامل آگاه شود.

 با مطالعه دقیق این سند، خریداران می‌توانند از صحت اطلاعات ارائه شده اطمینان حاصل کرده و بهترین تصمیم را اتخاذ نمایند. این پیش‌فاکتور رسمی، همچنین به عنوان مبنایی برای تهیه اسناد بانکی و گمرکی مورد نیاز برای ترخیص کالا استفاده می‌شود. 

قوانین و مقررات مربوط به پروفرما اینویس در کشورهای مختلف

قوانین و مقررات مربوط به پروفرما اینویس یا پیش‌ فاکتور، در کشورهای مختلف متفاوت است و می‌تواند بر اساس نوع کالا، ارزش آن، کشور مبدا و مقصد و سایر عوامل متغیر باشد. در برخی کشورها، پروفرما اینویس رسمی و قانونی تلقی می‌شود و برای انجام تشریفات گمرکی و بانکی مورد نیاز است؛ پروفرما اینویس رسمی معمولاً باید حاوی امضای مجاز فروشنده و مهر شرکت باشد. در برخی دیگر از کشورها، پروفرما اینویس صرفاً یک سند پیشنهادی محسوب می‌شود و الزامات قانونی کمتری برای آن در نظر گرفته شده است.  

بنابراین، برای اطمینان از رعایت تمامی شرایط و ضوابط پروفرما اینویس، بهتر است قبل از انجام هرگونه معامله بین‌المللی، با متخصصین و مشاوران بازرگانی تاجرون، مشورت کرد. برخی از نکات مهم در پیش فاکتور، که باید در نظر گرفته شود عبارتند از:

• اطلاعات اجباری: در هر کشور، لیستی از اطلاعاتی که باید در پروفرما اینویس قید شود، وجود دارد. این اطلاعات معمولاً شامل نام و آدرس فروشنده و خریدار، شرح کالا، قیمت، شرایط پرداخت، شرایط تحویل و تاریخ صدور است.
• واحد پول: واحد پول مورد استفاده در پروفرما اینویس معمولاً واحد پول کشور فروشنده یا کشوری است که کالا در آن تولید می‌شود.
• زبان: پروفرما اینویس معمولاً به زبان انگلیسی یا زبان رسمی کشور فروشنده صادر می‌شود.
• امضای فروشنده: پروفرما اینویس باید توسط شخص مجاز فروشنده امضا شود.
• تغییرات: هرگونه تغییر در اطلاعات مندرج در پروفرما اینویس باید به صورت کتبی و توسط هر دو طرف تایید شود.

نکات مهم در صدور پروفرما اینویس برای تجارت بین‌المللی

پروفرما اینویس برای شرکت‌ها، سندی است که پیش از انجام معامله صادر می‌شود و جزئیات اولیه توافقات بین خریدار و فروشنده را مشخص می‌کند. این سند نقش مهمی در تسهیل فرایند تجارت بین‌المللی دارد و تنظیم دقیق آن می‌تواند از بروز مشکلات و اختلافات بعدی جلوگیری کند. در ادامه به برخی از نکات مهم در صدور پروفرما اینویس می‌پردازیم:

• نام کامل شرکت‌ها، آدرس‌های قانونی، شماره ثبت و اطلاعات تماس به طور دقیق درج شود.
• نوع کالا، مقدار، واحد اندازه‌گیری، مشخصات فنی، کد تعرفه گمرکی (HS Code) و هر اطلاعات دیگری که برای شناسایی دقیق کالا ضروری است، باید ذکر شود.
• روش پرداخت (اعتبار اسنادی، حواله،…)، ارز پرداخت، تاریخ سررسید پرداخت و هرگونه شرایط خاص پرداخت باید به وضوح بیان شود.
• اینکوترمز مورد توافق (مانند FOB، CIF، و…)، بندر بارگیری، مقصد نهایی، هزینه‌های حمل و نقل و بیمه باید مشخص گردد.
• مدت زمانی که پروفرما اینویس معتبر است، تعیین شود.
• شرایطی که باعث باطل شدن پروفرما اینویس می‌شود، ذکر شود.
• پروفرما اینویس باید توسط شخص مجاز در شرکت امضا و مهر شود.
• پروفرما اینویس معمولاً به زبان انگلیسی تهیه می‌شود، اما می‌توان از زبان دیگری نیز استفاده کرد که مورد توافق طرفین باشد.
• واحد پول مورد استفاده در پروفرما اینویس باید به وضوح مشخص شود و معمولاً با توجه به ارز رایج در کشور خریدار انتخاب می‌شود.

نمونه پروفرما اینویس

پروفرما اینویس یا پیش‌ فاکتور، فرمتی استاندارد و واحد ندارد. این سند بر اساس توافقات بین خریدار و فروشنده و با توجه به نوع کالا و شرایط معامله، اطلاعات متفاوتی را در بر می‌گیرد. با این حال، برخی اطلاعات اساسی مانند مشخصات کالا، قیمت واحد، مقدار، شرایط پرداخت و اعتبار سند، معمولاً در تمامی پیش‌فاکتورها ذکر می‌شود. فرمت پروفرما اینویس می‌تواند بسیار ساده یا شامل جزئیات فنی و تجاری گسترده‌ای باشد.

برای تهیه یک پیش‌فاکتور دقیق و حرفه‌ای، پیشنهاد می‌شود قبل از شروع به نگارش، نمونه‌های مختلفی از پیش‌فاکتورهای مربوط به حوزه فعالیت خود را بررسی کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا با ساختار کلی این سند و اطلاعات ضروری آن آشنا شوید.

•           نمونه پروفرما اینویس برای صادرات

پروفرما اینویس در صادرات، سندی است که توسط فروشنده (صادرکننده) برای خریدار (واردکننده) صادر می‌شود. این سند به خریدار کمک می‌کند تا از جزئیات کالا و هزینه‌های مرتبط با آن آگاه شود و تصمیم به خرید بگیرد. همچنین، پروفرما اینویس در صادرات به عنوان پایه و اساس برای تهیه اسناد حمل و نقل و گمرکی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

•           نمونه پروفرما اینویس برای واردات کالا

پروفرما اینویس در واردات نیز مشابه پروفرما اینویس صادرات است، با این تفاوت که توسط واردکننده برای فروشنده ارسال می‌شود. این سند به فروشنده اطمینان می‌دهد که خریدار به خرید کالا متعهد است و به او کمک می‌کند تا تولید و آماده‌سازی کالا را برنامه‌ریزی کند.

سخن آخر

با توجه به مطالب گفته شده در این مقاله، درک جامعی از پروفرما اینویس یا پیش‌ فاکتور به دست آوردید. این سند تجاری، نقش مهمی در مراحل اولیه تجارت بین‌الملل ایفا می‌کند و اطمینان از انجام معامله با شرایط مشخص را فراهم می‌آورد. به یاد داشته باشید که دقت در تهیه پروفرما اینویس و درج اطلاعات صحیح، از بروز مشکلات احتمالی در آینده جلوگیری می‌کند.

در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر یا هرگونه سوال در خصوص پروفرما اینویس و سایر مسائل مرتبط با تجارت بین‌الملل، می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان تاجرون بهره‌مند شوید. کارشناسان ما با دانش و تجربه خود، آماده‌اند تا شما را در این مسیر همراهی کنند.

سوالات متداول در زمینه پروفرما اینویس یا پیش‌فاکتور