راهنمای شیپینگ اوردر در تجارت بین‌المللی

در دنیای تجارت بین‌الملل، هر کلمه و اصطلاح، معنایی خاص و نقشی حیاتی ایفا می‌کند. یکی از این اصطلاحات پرکاربرد، “شیپینگ اوردر” است. این اصطلاح در واقع مجوزی است که برای حمل کالا از طریق دریا صادر می‌شود و به نوعی گذرنامه کالا محسوب می‌شود.

اگر قصد دارید کالاهای خود را از طریق دریا به نقاط مختلف جهان ارسال کنید، آشنایی با شیپینگ اوردر در صادرات و واردات و مراحل صدور آن، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. در این مقاله، به بررسی دقیق این سند مهم، اطلاعاتی که معمولاً در یک نمونه شیپینگ اوردر استاندارد ذکر می‌شود، اهمیت آن در تجارت دریایی و مراحل صدور آن خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید تا به عنوان یک تاجر یا واردکننده، بتوانید با اطمینان بیشتری به تجارت بین‌المللی بپردازید.

شیپینگ اوردر چیست ؟

در ساده‌ترین تعریف، شیپینگ اوردر را می‌توان به عنوان یک سفارش حمل دریایی در نظر گرفت. این اصطلاح از ترکیب دو کلمه انگلیسی  “Shipping” به معنای “کشتیرانی” و “Order” به معنای “سفارش” تشکیل شده است.

شیپینگ اوردر در حمل دریایی، سندی است که نقش حیاتی در فرآیند حمل و نقل کالا از طریق دریا ایفا می‌کند. این سند نه تنها مشخص می‌کند که چه کالایی باید حمل شود، بلکه زمان دقیق بارگیری و تخلیه، مسیر حرکت کشتی و حتی هزینه‌های مربوط به حمل را نیز مشخص می‌نماید. در واقع، این سند تأییدی است بر اینکه ظرفیت مورد نیاز برای حمل بار در یک کشتی خاص و در یک تاریخ مشخص، رزرو شده است.

به عنوان مثال، اگر شرکتی قصد دارد محموله‌ای از کالاهای الکترونیکی را از چین به ایران ارسال کند، ابتدا باید یک سفارش حمل دریایی از شرکت کشتیرانی دریافت کند. این سند به عنوان یک قرارداد بین شرکت کشتیرانی و صادرکننده کالا عمل می‌کند و تضمین می‌کند که کالا در زمان مقرر و به سلامت به مقصد برسد.

انواع شیپینگ اوردر

قراردادهای حمل دریایی بر اساس نوع حمل، شرایط بارگیری و عوامل دیگر به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند. در ادامه به برخی از مهم‌ترین انواع این سند سفارش حمل دریایی اشاره می‌کنیم:

• FOB (Free on Board) : در این شرایط، فروشنده کالا را تا روی عرشه کشتی در بندر مبدا تحویل می‌دهد و از آن پس تمام هزینه‌ها و ریسک‌های حمل بر عهده خریدار است.
•  CIF (Cost Insurance and Freight) : در این حالت، فروشنده علاوه بر تحویل کالا تا روی عرشه کشتی، هزینه بیمه و حمل تا بندر مقصد را نیز پرداخت می‌کند.
• CFR (Cost and Freight) : در این نوع قرارداد، فروشنده هزینه حمل تا بندر مقصد را پرداخت می‌کند، اما هزینه بیمه بر عهده خریدار است.
• EX Works : در این شرایط، فروشنده تنها مسئولیت آماده‌سازی کالا برای حمل را بر عهده دارد و تمام هزینه‌ها و ریسک‌های حمل بر عهده خریدار است.

انواع دیگر قراردادهای حمل دریایی بر اساس شرایط خاص محموله عبارتند از:

• حمل فوری: برای محموله‌هایی که نیاز به حمل و نقل سریع دارند.
• حمل بازرسی شده :برای محموله‌هایی که قبل از بارگیری نیاز به بازرسی دارند.
• حمل چند مرحله‌ای: برای محموله‌هایی که باید در چندین بندر تخلیه و بارگیری شوند.

اجزای تشکیل دهنده یک شیپینگ اوردر

اطلاعات مندرج در یک سفارش حمل و نقل دریایی، از کشوری به کشور دیگر و حتی از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت است. به عبارت دیگر، هیچ استاندارد جهانی برای فرمت و محتوای این اسناد وجود ندارد. این تنوع به دلیل تفاوت در قوانین و مقررات تجاری هر کشور، مقررات گمرکی و همچنین رویه‌های داخلی شرکت‌ها است. با این حال، برخی اطلاعات مشترک در اکثر شیپینگ اوردر و اسناد حمل وجود دارد، که شامل اطلاعاتی درباره کالا، فرستنده، گیرنده، مسیر حمل، شرایط پرداخت و سایر جزئیات مرتبط با فرایند حمل و نقل هستند.

در این بخش به بررسی دقیق اجزای شیپینگ اوردر، می‌پردازیم. این سند جامع، مجموعه‌ای از اطلاعات حیاتی را در خود جای داده است، که برای مدیریت و پیگیری فرآیند حمل و نقل کالا از مبدا تا مقصد ضروری هستند.

1. مشخصات فرستنده: نام کامل، آدرس دقیق و اطلاعات تماس فرستنده (معمولاً مالک کالا یا نماینده قانونی وی) در این بخش ذکر می‌شود. این اطلاعات همچنین در بارنامه نیز تکرار خواهد شد.

2. اطلاعات شرکت حمل و نقل: نام، آدرس و اطلاعات تماس شرکت حمل و نقلی که مسئولیت جابجایی کالا را بر عهده دارد، در این قسمت درج می‌شود. در برخی موارد، اگر فرستنده مستقیماً با خطوط حمل و نقل قرارداد داشته باشد، این بخش ممکن است خالی بماند.

3. مشخصات محموله: توصیف دقیق کالا، از جمله نوع، مقدار، وزن، ابعاد و هرگونه اطلاعات خاص دیگری که برای حمل و نقل ضروری است، در این قسمت ارائه می‌شود.

4. شماره بارنامه (B/L): این شماره منحصر به فرد، به هر محموله اختصاص داده می‌شود و برای ردیابی و پیگیری محموله در طول مسیر حمل استفاده می‌شود. شماره بارنامه در بارنامه نهایی که پس از بارگیری کالا در کشتی صادر می‌شود، نیز درج خواهد شد.

5. محل تحویل: محل دقیقی که کالا باید تحویل داده شود، در این قسمت مشخص می‌شود. این محل می‌تواند انبار داخلی، محوطه کانتینر یا هر مکان دیگری باشد که در قرارداد حمل و نقل تعیین شده است. توجه داشته باشید که هرگونه تأخیر در تحویل کالا در محل تعیین شده، ممکن است منجر به هزینه‌های اضافی یا حتی لغو سفارش حمل و نقل شود.

6. بندر مبدا (Port of Loading – POL): بندری که فرایند بارگیری کالا بر روی کشتی در آن صورت می‌گیرد. این بندر، نقطه آغازین مسیر حمل و نقل دریایی محسوب می‌شود.

7. بندر مقصد(Port of Destination – POD) : بندری که کالا از کشتی تخلیه شده و به مقصد نهایی خود نزدیک می‌شود.

8. محل تحویل نهایی: آدرس دقیق و مشخصی که حمل‌کننده موظف است کالا را در آن تحویل دهد. این محل می‌تواند انبار، کارخانه یا هر نقطه دیگری باشد که در سند سفارش حمل و نقل تعیین شده است.

9. بندر ترانزیت (Port of Transshipment): در برخی موارد، کالا ممکن است در طول مسیر حمل و نقل بین چندین کشتی جابه‌جا شود. بندر ترانزیت، بندری است که این عمل انتقال کالا از کشتی‌ای به کشتی دیگر در آن صورت می‌گیرد.

10. اطلاعات شناور: نام کشتی حامل کالا و شماره سفر آن، اطلاعات مهمی هستند که در سند سفارش حمل و نقل ذکر می‌شوند. این اطلاعات به ردیابی دقیق محموله و برنامه‌ریزی بهتر عملیات حمل و نقل کمک می‌کنند.

11. نوع تجهیزات مورد نیاز: نوع کانتینر، یکی از تصمیمات اولیه و مهم در فرایند حمل و نقل است. بسته به ویژگی‌های کالا (ابعاد، وزن، حساسیت به دما و …)، ممکن است به انواع مختلفی از کانتینرها نیاز باشد، از جمله:

* کانتینرهای همه منظوره: برای اکثر کالاهای عمومی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

* کانتینرهای های کیوب: برای کالاهای با چگالی بالا و حجیم مناسب هستند.

* کانتینرهای روباز: برای حمل کالاهای بلند و حجیم مانند لوله‌ها و ماشین‌آلات استفاده می‌شوند.

* کانتینرهای قفسه تخت: برای حمل کالاهایی که به پالت‌بندی نیاز دارند، مناسب هستند.

* کانتینرهای سردخانه: برای نگهداری و حمل کالاهای حساس به دما مانند مواد غذایی، دارو و محصولات شیمیایی استفاده می‌شوند.

انتخاب صحیح نوع کانتینر، نقش مهمی در اطمینان از ایمنی و سلامت کالا در طول مسیر دارد.

12. محل تحویل کانتینر خالی: این محل، معمولاً یک محوطه یا انبار مخصوص نگهداری کانتینرهای خالی است. شرکت حمل و نقل، کانتینرهای خالی مورد نیاز را از این مکان تحویل گرفته و برای بارگیری آماده می‌کند.

13. محل بازگشت کانتینر پر: بندر یا پایانه‌ای که کانتینرهای پر شده باید به آن بازگردانده شوند، در این بخش مشخص می‌شود. این محل، معمولاً مقصد نهایی کالا یا یک پایانه ترانزیتی است.

14. مهلت ارسال اسناد: قطع سند به تاریخ و زمانی گفته می‌شود، که باید کلیه اسناد و مدارک مربوط به حمل و نقل، به شرکت حمل و نقل ارسال شود. رعایت این مهلت، اهمیت بسیاری دارد، چرا که هرگونه تأخیر ممکن است منجر به تأخیر در حمل و نقل، افزایش هزینه‌ها و حتی برگشت خوردن سفارش شود.

اهمیت شیپینگ اوردر در تجارت الکترونیک

سفارش حمل و نقل دریایی، یکی از مهم‌ترین مراحل در فرآیند تجارت الکترونیک است. این مرحله، شامل جمع‌آوری، بسته‌بندی و ارسال محصولات به دست مشتریان است. اهمیت شیپینگ اوردر در لجستیک تجارت الکترونیک بسیار بالاست، زیرا تأثیر مستقیمی بر رضایت مشتریان و در نتیجه، موفقیت کسب‌وکار دارد. یک سیستم ارسال سفارش کارآمد، باعث می‌شود محصولات به سرعت و بدون آسیب به دست مشتریان برسند و تجربه خرید مطلوبی برای آن‌ها ایجاد شود.

 از طرفی، سیستم سفارش حمل دریایی ناکارآمد می‌تواند منجر به تأخیر در تحویل، آسیب دیدن محصولات و در نهایت، از دست دادن مشتریان شود. بنابراین، بهینه‌سازی فرآیند شیپینگ اوردر، یک عامل کلیدی برای موفقیت در تجارت الکترونیک است.

مراحل شیپینگ اوردر

در بخش‌های قبلی، با مفهوم و جزئیات سفارش حمل دریایی آشنا شدید. این سند، نقش کلیدی در موفقیت عملیات‌های تجاری و بازرگانی ایفا می‌کند. در این بخش، به شما آموزش می‌دهیم که چگونه یک سفارش حمل دقیق و کامل صادر کنید، تا از بروز هرگونه مشکل در فرآیند حمل و نقل جلوگیری شود. با ما همراه باشید تا به صورت مرحله به مرحله، مراحل صدور شیپینگ اوردر را بررسی کنیم.   

گام 1: اولین گام در فرایند حمل‌ونقل، تماس اولیه مشتری با واحد فروش شرکت حمل‌ونقل است تا به اطلاعاتی در مورد هزینه‌ها و شرایط کاری دست یابد. توجه به این نکته حائز اهمیت است که مشتریان معمولاً پیش از تصمیم‌گیری نهایی، از چندین شرکت استعلام قیمت می‌گیرند. بنابراین، آگاهی از بودجه در نظر گرفته شده توسط مشتری، به مشاوران فروش این امکان را می‌دهد تا با هماهنگی با خطوط کشتیرانی، پیشنهادهای متناسب‌تری را ارائه دهند.

گام 2: ارائه پیشنهاد قیمت حمل و نقل بین‌المللی، یکی از مراحل حیاتی در ارتباط با مشتری است. در این مرحله، متخصصان فروش با بهره‌گیری از شبکه گسترده همکاری با شرکت‌های حمل‌و‌نقل جهانی، جامع‌ترین و دقیق‌ترین پیشنهاد قیمت را به مشتریان ارائه می‌دهند.

این پیشنهاد که به صورت مکتوب و با عنوان “کوتیشن” شناخته می‌شود، علاوه بر نرخ رقابتی و زمان تحویل، شامل جزئیاتی نظیر نوع خدمات کشتی‌رانی، مشخصات کالا، نحوه بسته‌بندی و مدت اعتبار پیشنهاد قیمت نیز می‌باشد. هدف از ارائه این سند، ایجاد شفافیت کامل در فرآیند قیمت‌گذاری و اطمینان از انتخاب بهترین گزینه برای مشتری است.

گام 3: پس از توافق بر روی نرخ حمل و نقل و سایر جزئیات هزینه‌ها، مرحله‌ی مهم رزرو کانتینر آغاز می‌شود. در اصطلاح تخصصی حمل و نقل، این درخواست را “درخواست بوکینگ”(Booking Request)  می‌نامند.

در این درخواست، اطلاعات دقیقی از جمله:

• تعداد کانتینر مورد نیاز: براساس حجم و وزن بار محاسبه می‌شود.
• نوع کالا: مشخص کردن نوع کالا به انتخاب نوع کانتینر (مثلاً یخچالی، خشک، یا مخصوص مواد خطرناک) کمک می‌کند.
• نحوه‌ی بسته‌بندی: اطلاعاتی در مورد بسته‌بندی کالا (مانند پالت‌گذاری، جعبه‌بندی، یا بسته‌بندی در کیسه‌های بزرگ) ارائه می‌شود.
• مبدا و مقصد: بندر بارگیری و بندر تخلیه به همراه آدرس دقیق مقصد نهایی مشخص می‌شود.
• نرخ توافق شده: نرخ نهایی حمل و نقل که بین طرفین توافق شده است.
• شرایط پرداخت: نحوه‌ی پرداخت کرایه حمل (مثلاً پیش پرداخت، پرداخت در مقصد، یا اعتباری) مشخص می‌شود.

پس از ثبت درخواست، شرکت کشتیرانی یک شماره منحصر به فرد به نام شماره بوکینگ (Booking Number) به مشتری اختصاص می‌دهد. این شماره، هویت منحصر به فرد هر رزرو را مشخص کرده و برای پیگیری مراحل حمل بسیار مهم است.

نکته مهم: در برخی موارد، ممکن است شرایط و ضوابط خاصی برای مسیرهای خاص یا نوع کالاها اعمال شود. این شرایط معمولاً همراه با شماره بوکینگ به اطلاع مشتری می‌رسد.

گام 4: پس از نهایی شدن مراحل قرارداد، شرکت کشتیرانی با ارسال اطلاعیه‌ای شامل زمان تقریبی حرکت کشتی (ETA) و سایر جزئیات سفر، مشتری را از زمان تحویل اسناد مطلع خواهد ساخت.

گام 5: برای آنکه محموله شما در صف بارگیری کشتی قرار گیرد، دریافت و تاییدیه شیپینگ اوردر الزامی است. این سند مهم، پیش از حرکت کشتی به شرکت کشتیرانی ارسال می‌شود و به منزله‌ی تایید نهایی سفارش شما محسوب می‌شود.

گام 6: پس از نهایی شدن سفارش حمل، هماهنگی‌های لازم با شرکت حمل‌ونقل و خط کشتیرانی برای ارسال فوری محموله با اولین کشتی ممکن، ضروری است. هرگونه تأخیر در این هماهنگی‌ها می‌تواند منجر به از دست رفتن فرصت بارگیری در کشتی بعدی شود.

در برخی موارد خاص، ممکن است دلایلی وجود داشته باشد که ایجاب کند محموله با تأخیر به مقصد برسد یا به دلیل همزمانی با محموله دیگری، صاحبان کالا درخواست نگهداری موقت(hold) محموله را بدهند، تا ارسال آن به زمان دیگری موکول شود.

درخواست نگهداری محموله باید به صورت کتبی و با ذکر کلیه مسئولیت‌های مرتبط، از جمله هزینه‌های نگهداری کالا یا کانتینر، اعلام شود. پس از رفع درخواست نگهداری، محموله مجدداً برای بارگیری با اولین کشتی مناسب آماده خواهد شد.

گام 7: در این مرحله، واحد ترافیک موظف است با انجام تماس‌های پیگیری، پیش‌نویس بارنامه را دریافت کرده و اطلاعات دقیق کشتی‌ها از جمله زمان تقریبی ورود (ETA) را استخراج و به مشتری ارائه نماید.

 در صورت درخواست مشتری مبنی بر اعمال تغییرات در بارنامه، واحد ترافیک مکلف است با هماهنگی با خط کشتیرانی، نسبت به اصلاحات لازم اقدام و نسخه نهایی را جهت تاییدیه مشتری ارسال نماید. بدیهی است که این فرایند ممکن است در چندین مرحله تکرار شود تا به تاییدیه کامل مشتری برسد.

گام 8: در این مرحله، اقداماتی از قبیل اخذ بارنامه با تاریخ دقیق بارگیری (Shipped on Board Dated)، دریافت صورتحساب نهایی از شرکت کشتیرانی و ارسال مستندات کامل از جمله بارنامه به مشتری انجام می‌شود.

گام 9: در آخرین مرحله، شرکت کشتیرانی اصل بارنامه اصلی و نامه تاییدیه رهاسازی کالا (تلکس) را ارائه می‌نماید، تا فرآیند ترخیص کالا به پایان برسد.

در طول این فرایند، هر سوالی در زمینه اصول تهیه شیپینگ اوردر داشتید، از کارشناسان مجرب تاجرون، راهنمایی‌های لازم را دریافت کنید.

تفاوت بین شیپینگ اوردر و فاکتور

شیپینگ اوردر در واقع یک دستور حمل دریایی است، که توسط شرکت کشتیرانی یا نماینده آن صادر می‌شود. این سند حاوی اطلاعات دقیقی از محموله، از جمله نوع کالا، وزن، ابعاد، مبدا و مقصد، نوع کانتینر و مشخصات کشتی است. شیپینگ اوردر به عنوان مجوزی برای بارگیری محموله در کشتی محسوب می‌شود و پس از تایید نهایی، بارنامه دریایی صادر خواهد شد. در واقع، شیپینگ اوردر پیش‌نیازی برای صدور بارنامه است و اطمینان حاصل می‌کند که تمام اطلاعات مربوط به محموله قبل از بارگیری به درستی ثبت شده است.

به طور کلی، بارنامه دریایی مدرکی است که مالکیت کالا را اثبات می‌کند، در حالی که شیپینگ اوردر بیشتر به عنوان یک دستور کار برای شرکت کشتیرانی عمل می‌کند. با این حال، هر دو سند برای انجام موفقیت‌آمیز یک عملیات حمل دریایی ضروری هستند.

کاربردهای شیپینگ اوردر در صنعت حمل و نقل

شیپینگ اوردر در حمل و نقل، به عنوان یک پل ارتباطی بین فرستنده و شرکت کشتیرانی عمل می‌کند. این سند اطمینان حاصل می‌کند که محموله به درستی شناسایی شده و به مقصد مورد نظر ارسال خواهد شد. تعدادی از کاربردهای مهم شیپینگ اوردر عبارتند از:

• تعیین مشخصات محموله

 در این سند، اطلاعات دقیقی در مورد نوع کالا، وزن، حجم، تعداد بسته‌ها و سایر مشخصات فیزیکی محموله درج می‌شود. این اطلاعات برای بسته‌بندی صحیح، بارگیری و تخلیه کالا ضروری است.

• تعیین مسیر حمل

مبدا و مقصد نهایی محموله به همراه مسیر حمل در سفارش حمل و نقل مشخص می‌شود. این اطلاعات به شرکت کشتیرانی کمک می‌کند تا بهترین مسیر را برای حمل کالا انتخاب کند.

• تعیین شرایط حمل

 شرایط حمل مانند بیمه، مسئولیت، هزینه‌ها و سایر شرایط خاص در سفارش حمل و نقل قید می‌شود. این شرایط به عنوان یک قرارداد بین فرستنده و شرکت کشتیرانی عمل می‌کند.

• حل اختلافات احتمالی

 در صورت بروز هرگونه اختلاف یا مشکل در طول فرآیند حمل و نقل، سفارش حمل و نقل به عنوان یک سند معتبر، می‌تواند به عنوان مرجع برای حل اختلاف مورد استفاده قرار گیرد.

• اساس صدور سایر اسناد

 بسیاری از اسناد مرتبط با حمل و نقل مانند بارنامه و بیمه نامه، بر اساس اطلاعات مندرج در سفارش حمل و نقل صادر می‌شوند.

• ثبت اطلاعات برای پیگیری

 اطلاعات موجود در سفارش حمل و نقل برای پیگیری وضعیت محموله از مبدا تا مقصد بسیار مفید است. با استفاده از شماره سفارش، می‌توان به راحتی وضعیت محموله را در هر مرحله از حمل و نقل بررسی کرد.

به طور خلاصه، شیپینگ اوردر در حمل و نقل یک سند بسیار مهم است که نقش کلیدی در تسهیل و مدیریت فرآیند حمل و نقل ایفا می‌کند. این سند به عنوان یک قرارداد، مدرک گمرکی، مدرک حمل و نقل، ابزار کنترل و ردیابی، مدرک بیمه و مدرک مطالبه خسارت مورد استفاده قرار می‌گیرد.

جمع بندی

با توجه به مطالب گفته شده، شیپینگ اوردر به عنوان یکی از اسناد کلیدی در تجارت بین‌المللی، نقش بسیار مهمی در تسهیل و نظم‌دهی فرآیند حمل‌ونقل کالا ایفا می‌کند. مزایای شیپینگ اوردر از جمله شفافیت در اطلاعات حمل، کاهش احتمال خطا، تسهیل در انجام تشریفات گمرکی و مدیریت بهتر زنجیره تامین، آن را به ابزاری ضروری برای تجار تبدیل کرده است.

برای نحوه استفاده از شیپینگ اوردر و بهره‌مندی از تمامی مزایای آن، توصیه می‌شود از راهنمایی کارشناسان خبره تیم تاجرون، در این زمینه استفاده کنید. این تیم با دانش و تجربه خود، شما را در هر مرحله از این فرآیند همراهی کرده و اطمینان حاصل می‌کنند که محموله شما به سلامت و در کمترین زمان ممکن به مقصد برسد.

سوالات متداول در خصوص شیپینگ اوردر